企业档案管理电子文件与电子档案管理，合肥企

　　电子文件还有信息共享性、非直读性、标准化依赖性等特性。

　　2、易更改性。电子文件是通过键盘、扫描仪等工具输入，存在于磁盘等介质上，更改、伪造数据不留痕迹，还有可能因计算机病毒及网络安全等原因而导致文件变更，所以为保证其安全、准确，需要解决很多的技术难题。

　　3、数据的易消失性。电子文件数据存储在磁盘、磁带或光盘等介质上，是无形物，一旦操作不当，则可能损害甚至抹掉，均可造成难以挽回的损失，会直接影响电子文件的凭证作用或价值。

　　只有认清电子文件与纸质文件各自的特点。才能对电子档案管理提出正确的要求。既坚持档案管理的基本原则，又不致将纸质档案管理的理论、方法原封不动地用于电子档案管理thldl.org.cn，有利于创建电子档案理论、方法和技术。这样才能在电子档案大量涌现时，真正做到既重视电子档案，又能正确对待纸质档案，充分开发各类档案信息资源为社会服务，使档案事业在电子时代继续得到全面发展。

　　1、信息与载体的相分离性。电子文件可以在不同的计算机之间传递，也可在不同的载体之间相互复制而信息形态无任何变化。这样很难像纸质文件那样确定哪个是“原件”，这个特征直接影响到如何才能保证电子文件的真实性、可靠性和完整性。

　　与纸质文件相比较，电子文件在数据库中是以虚拟形式存在的，经过对电子文件的科学整理、构成有序的虚拟状态，通过检索，可以提取电子文件并在计算机屏幕上显示出来，数据库是存、取电子文件的“虚拟文件库”。无论在任何条件环境下，都要做好备份工作。

　　2、规定归档时间。电子文件的归档一般在年度或任务完成后，或一个阶段之后的一段时间内进行归档(称阶段归档)，可视其具体情况而定。目前，鹤山市规定科技档案要在工程竣工验收后一个月内归档，其它门类档案一年归档一次，电子文件的归档应与纸质文件归档同期进行。

　　二、电子文件的整理

　　1、对分类、排序的组织。就是按照电子文件的管理标准将磁性载体传递的零散的、杂乱的电子文件通过分类、标引、组合，使电子文件存储格式处于一种有序状态。文件名称、文件号、分类和隶属编号等电子文件的着录标引应由归档人员来完成。着录标引在整理工作中占有重要地位，其质量好坏，将直接影响未来的电子档案管理和利用。在整理过程中，可能会遇到文件格式重新编排和重新组合。这种格式转换有可能损伤数据，损害作为证据的电子文件的真实性。因此保证电子文件的真实性、完整性，是归档人员和档案管理部门整理电子档案的一项重要内容。

　　电子文件的归档是将应归档的经过整理的电子文件，确定档案属性后，从计算机或网络的存贮器上拷贝或刻录到可移动的磁、光介质上以便长期保存的工作过程。不同环境条件产生的电子文件其归档的方法是不同的，如果是网络，可按要求转到档案数据库或记有归档的标识。如果是载体传递归档就要做一些辅助和认证工作，要与纸质文件结合归档。归档工作的主要内容有：

一、掌握电子文件的特性，做好电子档案管理工作。

　　1、确定电子文件的归档范围。这是归档的首要任务，也是保证电子档案质量的关键。按国家档案局的规定，电子文件归档范围与纸质文件归档范围相同。目前，鹤山市档案局制订的《电子文件管理办法》规定：机关、企事业单位、团体在工作中形成的，有保存价值的电子文件都要整理归档，列出了文字类、图表类、声像类等电子文件的收集内容和质量要求，确保电子档案的齐全与完整，为电子档案管理提供了最可靠的基础保证。

　　电子文件的特性是客观存在的，例如：江门市国家税务局目前就采用了统一的OA办公系统，内外文书都采用网上运行。各市在网上收文后迅速在网上转发到各个税收网点，甚至向社会公布，充分地体现了无纸化办公在节省时间、节省纸质材料、节省人力的优势。但在整个运行过程中电子文件随时会被更改，无法保证数据百分百准确。江门市国税局和各市国税局、税收网点，在收、发、存储的过程中或者受到外来病毒的入侵，都会造成数据的消失。这是电子文件的特性所决定的，所以档案部门限定永久、长期保存的电子文件必须制成纸质文件归档，使国税系统充分发挥了自动化办公的优势，也避免了因电子文件特性可能造成的损失。

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